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房山区第一医院档案管理制度
  • 作者: 2012/12/4
  •     为了规范医院的档案管理,提高档案质量,保证档案完整安全,拓展档案的开发利用。结合本院实际情况,特规定如下。
        1.档案工作人员设置
          1.1档案室归院办管理,设专职档案员2(~3)名,负责指导各科档案员工作,以及医院全部档案的整理归档、保管及向档案局移交等工作。
          1.2各职能科室设立兼职档案员1名,负责本科室档案的收集、整理和归档工作。
        2.档案归档
          2.1凡反映医院各项工作活动,具有查找利用价值的文件资料,均应按要求归档。
          2.2立卷归档时,要遵循档案形成的规律和特点,区别不同的保管期限,做到分类清楚,组卷合理。卷内文件的排列要有秩序,使案卷能够正确地反映医院活动的全貌,便于保管和利用。
          2.3归档案卷题名、卷内文件目录及立卷人、立卷时间均应填写清楚,案卷标题要简明确切,保管期限准确,装订要齐整、牢固。
          2.4科技、科研档案要填写案卷全引目录和备考表。
          2.5各科室档案员于每年4月底前根据《房山区第一医院保管期限表》的内容,将本科室上一年度的档案进行整理立卷并移交档案室,实物档案要随时归档,特殊情况按要求时间归档。
          2.6根据医院院志续编工作的要求,各科室档案员于每年的4月底前将本科室上年度的科志上报到综合档案室。
        3.档案保管
          3.1档案库房内的档案材料,要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号,柜架要排列有序。
          3.2调阅搬运档案资料要轻拿轻放,严防揉搓、挤塞或撕裂档案资料,尽量减少档案的机械磨损。
          3.3建立和完善全宗卷,并做好档案的收进、移出、利用等日常登记统计工作。
          3.4定期检查档案保管情况,对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或作其它技术处理。经常检查库房内的温湿度,及时采取各种措施把温湿度控制在标准范围内。
          3.5档案库房要保持清洁,库房内严禁吸烟,不得存放与档案管理工作无关的物品。
          3.6按照标准配有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防高温等设施。
          3.7档案保管不善,造成毁坏和丢失,要追究有关人员责任并予以相应处罚。
        4.档案保密
          4.1档案保管员必须有严格的保密观念,认真执行《保密法》和《保密守则》,不得泄漏档案机密。
          4.2及时按照上级有关规定调整划分档案密级。利用未开放的档案,必须履行借阅利用的批准手续,要正确处理利用和保密的关系。
          4.3严格遵守档案的销毁审批制度,销毁档案时要有专人负责,并在指定地点销毁。
          4.4档案库房门窗要坚固,保管设备要符合保密要求。
        5.档案借阅
          5.1借阅者查阅档案,要在阅览室进行,一般不外借。需要借出或查阅涉秘档案,必须经主管领导批准,办理借阅手续。
          5.2借出的档案要限期归还。外单位借阅档案,需持单位介绍信,并经主管院领导审批。
          5.3借阅者要爱护档案,不准在档案资料上加注、勾划、涂改、折叠,不得抽拆文件。
          5.4借阅者未经档案保管员允许,对查阅的档案资料不得擅自摘录、拍照、复制等。凡经允许摘录、复制的,必须经档案保管员审查核对。
          5.5归还档案时,档案保管员要认真检查档案是否完好,及时做好归还登记,并形成档案利用效果。